Les archives sont l’ensemble des documents émis ou reçus, conservés pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, ainsi que pour la documentation technique, commerciale ou administrative.
Dans le cadre de l’intermédiaire en opérations de banque et en services de paiement (IOBSP) la question est celle de la possibilité d’un recours en responsabilité civile à l’initiative d’un mandant considérant que le courtier n’avait pas rempli ses obligations.
Cependant, le problème qui se pose est celui du point de départ du délai. Ce n’est pas au moment de l’acceptation de l’offre de prêt, mais le point de départ se situe au moment où le client réalise que les obligations n’ont pas été satisfaites.
En cours d’amortissement du prêt, des difficultés peuvent apparaître et l’emprunteur peut constater que les devoirs du courtier n’ont pas été respectés (par exemple : absence de mise en garde sur la précarité des revenus, sur les taux révisables, mauvaise collecte des données du client et de son endettement, absence d’analyse objective du marché avec plusieurs offres, impossibilité de prouver que les obligations précontractuelles d’explication ont été fournies, risque que la durée du prêt fait courir par rapport au profil de revenus, âge, assurance décès invalidité inadaptée).
Le courtier doit alors disposer d’un document ou d’un support matérialisant la délivrance de ses obligations qui doit donc être conservé avec les documents clients et mandats.Ainsi, il convient de conserver le dossier client sur toute la durée du prêt et deux ans après la fin de celui-ci.
En ce qui concerne les dossiers qui ont été refusés, le délai de conservation est de cinq ans à compter de la date du refus et de dix ans pour les contrats conclus par voie électronique.
Source : articles 1353 et 2224 du Code civil, article L110-4 du Code de commerce, articles L213-1, D213-1 et D213-2 du Code de la consommation et article 5 de la délibération n° 2016-264 du 21 juillet 2016 portant modification d’une norme simplifiée concernant les traitements automatisés de données à caractère personnel relatifs à la gestion de clients et de prospects (NS-048).
